এক অফিসে দুই রকম চিঠি
একটি উপজেলা কার্যালয়ে ই-নথি ইউনিকোডে চলে। পাশের ডেস্কে পুরনো অফিস সহকারী ওয়ার্ড ২০০৭-এ SutonnyMJ দিয়ে স্মারক লেখেন। দুই চিঠি একই বিষয়ে, একই দিনে। ই-নথিতে বিজয় পেস্ট করলে জাঙ্ক। পুরনো টেমপ্লেটে ইউনিকোড পেস্ট করলে যুক্তাক্ষর ভাঙে। সমস্যা টুলের না। সমস্যা গন্তব্য না জেনে পেস্ট করা।
সরকারি অফিসে আর “বাংলা মানেই বিজয়” বলা যায় না। আবার “সব ইউনিকোড”ও নয়। যে ডেস্ক খুলবে, তাকে জিজ্ঞেস করুন। উত্তর না পেলে দুই কপি রাখুন। এক কপিতে দুবার কনভার্ট নয়।
ইমেইল যদি ওয়েবমেইল বা আধুনিক আউটলুক হয়, ইউনিকোড নিরাপদ। কাগজে ছাপার জন্য প্রেস SutonnyMJ চাইলে সেই কপি আলাদা। রেজিস্টারে হাতে লেখা এন্ট্রির এনকোডিং নেই। স্ক্যান করা পিডিএফ টেক্সট নয়।
টেমপ্লেট যে এনকোডিং, চিঠিও সেই এনকোডিং
চিঠির স্মারক নম্বর, তারিখ, প্রাপক—এগুলো টেমপ্লেটের ফিল্ড। টেমপ্লেট বিজয় হলে পুরো বডি বিজয় রাখুন। টেমপ্লেট ইউনিকোড হলে বডি ইউনিকোড। মাঝখানে এক অনুচ্ছেদ অন্য এনকোডিং মেশালে শুধু সেই অনুচ্ছেদ ভাঙবে। ডিটেক্টর তখন মিশ্র দেখাবে। টেবিলের এক ঘর জাঙ্ক হলে পুরো টেবিল কনভার্ট নয়, সেই ঘর আলাদা করুন।
তারিখ বঙ্গাব্দ চাইলে বাংলা তারিখ থেকে নিন। কনভার্টার তারিখ বানায় না, অক্ষর ম্যাপে করে। স্মারক নম্বর ইংরেজি অঙ্কে রাখলে পরে খুঁজে পাওয়া সহজ। বাংলা অঙ্ক বাধ্য হলে সংখ্যা রূপান্তর আলাদা।
নতুন সহকারীর ল্যাপটপে অভ্র ইনস্টল না থাকতে পারে। তখন অভ্র ফোনেটিক বক্স বা অন-স্ক্রিন কিবোর্ড দিয়ে খসড়া ইউনিকোডেই রাখুন। পুরনো টেমপ্লেট চাইলে শেষে ইউনিকোড থেকে বিজয়। নতুন পোর্টাল চাইলে কনভার্ট ছাড়িয়ে পেস্ট করুন।
গুগল ডকে সহ-সম্পাদনা ইউনিকোড। সেখান থেকে বিজয় টেমপ্লেটে নিলে একবার কনভার্ট। ডকের কমেন্ট ট্রেইল বিজয়ে যায় না। কমেন্ট ওয়েবেই রাখুন।
নাম আর ঠিকানায় ভুল ম্যাপিং
জেলার নাম, উপজেলা, পদবি—এগুলো ভুল ম্যাপিংয়ে ফাইলে বিভ্রান্তি বাড়ে। কনভার্টের পর ক্ষ, ঞ্জ, দ্র দেখুন। সন্দেহ হলে ডিটেক্টর আবার চালান। দশটা অক্ষর ভুল থাকলে পুরো চিঠি দ্বিতীয়বার কনভার্ট নয়। শুধু সেই শব্দ হাতে ঠিক করুন।
নতুন অধিক্ষেত্রে টেমপ্লেট বদলাতে পারে। নতুন টেমপ্লেট ইউনিকোড হলে পুরনো বিজয় অনুচ্ছেদ আলাদা কনভার্ট করে বসান। পুরো টেমপ্লেট কনভার্ট করবেন না। হেডার, লোগো, টেবিল ভাঙবে।
ফাইল নামে এনকোডিং রাখুন। `smarnok-389-unicode.docx` আর `smarnok-389-bijoy.doc` পাশাপাশি থাকলে পরের জন বোঝেন। ডেস্কটপে চল্লিশটা `চিঠি ফাইনাল` রাখবেন না। নেটওয়ার্ক ফোল্ডারে সেভ করুন। স্ক্যানার পিসিতে বাংলা ফন্ট নাও থাকতে পারে—সেখানে চিঠি টাইপ করবেন না, শুধু স্ক্যান করুন।
এই পরামর্শ কখন কাজে লাগে না
গোপনীয়তা শ্রেণির নথি এই পাবলিক বক্সে পেস্ট করবেন না। কনভার্টার সেই ক্লিকে কাজ করে, আর্কাইভ করে না। তবু সংবেদনশীল চিঠি অফিসের নিজস্ব সিস্টেমে রাখাই নিয়ম। আদালতের নির্ধারিত ফর্ম যদি নির্দিষ্ট এনকোডিং বাধ্যতামূলক করে, সেই নির্দেশ এই ব্লগের উপরে। ই-নথির অফিসিয়াল ক্লায়েন্ট ইউনিকোড বাধ্য করলে বিজয় কপি সেখানে দেবেন না। হস্তলিখিত খসড়া টাইপ করার সময় এনকোডিংয়ের আগে পাঠযোগ্যতা।
আদালতে যাবে এমন চিঠির সোর্স আলাদা পেনড্রাইভে রাখুন। এই সাইট আর্কাইভ রাখে না। পুরো ফাইল রুম এক রাতে ম্যাপ করলে নাম ভুল হবে। গুরুত্বপূর্ণ চিঠি আগে, নমুনা ডিটেক্ট করে তারপর কনভার্ট।
এই সাইট সরকারি সফটওয়্যার নয়, ই-নথির বিকল্প নয়। চিঠির আইনগত মান আপনার দপ্তরের নিয়মে। নতুন কর্মচারীকে তিনটে লিংকই যথেষ্ট: ডিটেক্টর, ইউনিকোড থেকে বিজয়, বিজয় থেকে ইউনিকোড। ফেসবুক গ্রুপে “ফন্ট ইনস্টল” পোস্ট নয়। সমস্যা হলে দশটা অক্ষর আর গন্তব্য লিখে জ্যেষ্ঠকে দেখান।
ই-নথি আর কাগজ পাশাপাশি
অনেক অফিসে ই-নথি চালু, তবু কিছু ফাইল এখনো কাগজে ঘোরে। ই-নথিতে ইউনিকোড। প্রেসের স্মারকে হয়তো বিজয়। একই বিষয়ের দুই কপি লাগতে পারে। এক কপিতে দুবার কনভার্ট করে দুই কাজ সারতে গেলে দুই দিকই নষ্ট। খসড়া ইউনিকোডে রাখুন। ই-নথিতে সেটাই দিন। কাগজের জন্য আলাদা করে একবার ইউনিকোড থেকে বিজয় চালান, যদি প্রেস চায়। প্রেস ইউনিকোড নিলে দ্বিতীয় কাজ লাগে না।
উপজেলার যে কার্যালয়ের কথা বলেছি, সেখানে এক সহকারী প্রতি চিঠিতে ফন্ট বদলাতেন। কখনো সোলায়মানলিপি, কখনো SutonnyMJ। পর্দায় বাংলা দেখে নিশ্চিন্ত হতেন। প্রাপক অন্য অফিসে খুলে জাঙ্ক দেখতেন। ফন্ট বদলানো এনকোডিং বদলায় না। চিঠি পাঠানোর আগে প্রাপককে জিজ্ঞেস করুন কোন সফটওয়্যার খুলবেন। ইমেইলে ইউনিকোড নিরাপদ ধরে নেওয়া যায় বেশিরভাগ সময়। পুরনো ওয়ার্ড টেমপ্লেট আলাদা।
স্মারক নম্বর, তারিখ, টেবিল
টেমপ্লেটের হেডার ফিল্ড অন্য এনকোডিং হলে শুধু হেডার ভাঙে, বডি ঠিক থাকে। তখন পুরো চিঠি কনভার্ট করবেন না। হেডার আলাদা করে মিলিয়ে নিন। টেবিলের এক ঘরে পুরনো বিজয় কপি থাকলে সেই ঘর জাঙ্ক। ঘর সিলেক্ট করে বের করুন, ডিটেক্টর দিন, দরকারে শুধু সেই অংশ বদলান। পুরো টেবিল এক ক্লিকে ঘোরালে সঠিক ঘরগুলোও ভাঙে।
তারিখ যদি বাংলা তারিখ থেকে কপি করেন, সেটা ইউনিকোড। চিঠি বিজয় হলে তারিখও সেই কপিতে বিজয় করুন, আলাদা লাইনে ইউনিকোড রেখে মেশাবেন না। নম্বর আরবি অঙ্কে রাখলে সার্চ সহজ হয়। নীতিতে বাংলা অঙ্ক বাধ্যতামূলক হলে বাংলা সংখ্যা দিয়ে খসড়া নিন, তারপর চিঠির এনকোডিংয়ে বসান। পাসপোর্ট নম্বর বা ইমেইল ঠিকানা বাংলা অঙ্কে নয়।
স্বাক্ষর ব্লক ছবি হলে কনভার্টার ছুঁয় না। নাম টাইপ করা থাকলে সেই নামের এনকোডিং চিঠির সঙ্গে মিলতে হবে। কেউ স্বাক্ষরের নিচে ইউনিকোড নাম দেন, বডি বিজয়—প্রাপকের মেশিনে নাম ঠিক, বডি জাঙ্ক, অথবা উল্টো। এক চিঠি, এক এনকোডিং। এই নিয়ম লিখে ডেস্কে সেঁটে রাখুন। নতুন পদায়ন হলে মানুষ জিজ্ঞেস করে না, নকল করে। নকল ভুল হলে ভুল ছড়ায়।
আদালত, স্কুল, স্থানীয় সরকার
স্কুল ম্যানেজিং কমিটির নোটিশ প্রেসে যায়। ই-নথি হয় না। প্রেসকে জিজ্ঞেস করুন। সিটি করপোরেশনের কিছু ফর্ম ওয়েবে ইউনিকোড, অফিসের প্রিন্ট বিজয়। দুই জায়গায় এক ফাইল ভাগ করবেন না। আদালতের কিছু অনুশীলন এখনো নির্দিষ্ট ফন্ট চায়। সেখানে টুলের খসড়া নথি নয়, আদালতের নমুনা জিতবে। এই সাইট কোন মন্ত্রণালয়ের নির্দেশিকা নয়। গন্তব্যের নিয়ম আগে।
ইমেইল চেইনে কেউ রিপ্লাইতে পুরনো জাঙ্ক রেখে নতুন ইউনিকোড যোগ করেন। থ্রেডটা মিশ্র হয়। নতুন বিষয় হলে নতুন মেইল খুলুন, পুরনো জাঙ্ক কোট করবেন না। পিডিএফ সংযুক্তি ছাপার জন্য ভালো, সম্পাদনার জন্য নয়। সম্পাদনা লাগলে সোর্স দিন। স্ক্যান করা চিঠি ছবি; কনভার্টার পড়ে না। ওসিআর বাংলায় ভুল করে, সেটা আলাদা সাবধানতা। এই পাতা ওসিআর গাইড নয়। শুধু টাইপ করা টেক্সটের এনকোডিং।
নতুন সহকারী এলে যা শেখাবেন
পদায়ন হলে মানুষ আগের ডেস্কের ফাইল খুলে নকল করেন। আগের মানুষ বিজয়ে লিখলে নতুন মানুষও বিজয়ে লিখবেন, ই-নথি জাঙ্ক দেবে। আগের মানুষ ইউনিকোডে লিখলে প্রেসের পুরনো টেমপ্লেট ভাঙবে। তাই নতুন সহকারীকে ফন্ট প্যাক না দিয়ে দুই লাইন লিখে দিন: ই-নথি ও ইমেইল ইউনিকোড, প্রেস যা চায় তাই, আগে জিজ্ঞেস। ফোন নম্বরও দিয়ে দিন কোন প্রেস কোনটা নেয়। এই কাগজ ডেস্কের তলায় না রেখে মনিটরের পাশে সেঁটে রাখুন। মানুষ কাগজ খোঁজে না, চোখের সামনে পড়ে।
পুরনো চিঠির আর্কাইভ তুলতে গিয়ে কেউ সব ফাইল এক ক্লিকে কনভার্ট করেন। কিছু ফাইল আগেই ইউনিকোড, কিছু বিজয়, কিছু স্ক্যান। স্ক্যান ছবি। কনভার্টার ছবি পড়ে না, টেক্সট নষ্ট করে যদি ভুল ফাইল পড়ে। আর্কাইভ ধীরে। বছর অনুসারে ফোল্ডার। সন্দেহের ফাইল ডিটেক্টরে। তাড়াহুড়োয় আর্কাইভ নষ্ট করা নতুন চিঠির জাঙ্কের চেয়েও ব্যথা দেয়, কারণ পুরনো স্মারক আর পাওয়া যায় না সহজে। নতুন চিঠি আবার লেখা যায়। পুরনো নম্বর ফিরে আসে না। সেই ভয় মাথায় রেখে আর্কাইভ ছুঁবেন।